Les 2 premières étapes vers la réussite de la mise en œuvre d’une GMAO

La pierre angulaire de toute bonne gestion des actifs techniques, de la fiabilité et de la stratégie de maintenance est le logiciel de gestion de maintenance assistées par ordinateur (GMAO) que vous allez adopter. De la sélection à la mise en place et à l’utilisation en passant par l’analyse des données et l’amélioration continue, votre GMAO joue un rôle majeur dans votre réussite en matière de maintenance et de fiabilité. Ainsi, une mise en œuvre de GMAO mal conçue peut être un obstacle majeur à la réussite et engendrer des dépenses conséquentes.

Examinons les 2 premières étapes pour vous assurer le succès en matière de démarrage de la mise en œuvre du projet GMAO.

Etape 1 : Soigner particulièrement le choix de la solution et de l’éditeur

Les entreprises ont littéralement le choix entre des dizaines de GMAO. La décision finale peut avoir des effets durables, puisque vous serez probablement avec ce système pendant au moins cinq à quinze ans. Compte tenu du travail qu’implique la migration d’un système à un autre, votre entreprise s’en tiendra probablement à cette décision, à moins qu’elle ne rencontre de sérieux problèmes avec le nouveau système.

Le processus de sélection doit comprendre une demande d’information, le fameux RFI pour Request For Information, dans laquelle vous posez des questions générales sur les fonctionnalités afin de vous assurer de ne conserver que les éditeurs proposant une solution en mesure de répondre à vos besoins.

Les questions de la demande d’information doivent être rédigées clairement, par exemple : “Votre solution possède-t-elle une fonctionnalité prête à l’emploi pour générer automatiquement des bons de travail de maintenance préventive basés sur des relevés de compteurs qui atteignent une limite d’action fixée par l’utilisateur ? Pour chaque question de la demande de renseignements, le fournisseur doit être invité à développer la réponse. Ne vous approchez pas des éditeurs qui se contentent de répondre par oui ou par non. Les réponses aux demandes de renseignements doivent être notées afin d’établir une liste restreinte de fournisseurs qui feront des démonstrations de leurs systèmes.

Créez une démonstration scénarisée que vos fournisseurs potentiels pourront suivre dans le cadre de leurs démonstrations. Qu’est-ce que cela signifie ? Ne comptez pas uniquement sur leurs démonstrations. Ils feront probablement une démonstration en utilisant des enregistrements créés précédemment, ce qui ne vous aidera pas à comprendre réellement à quel point le système est convivial.

Encore mieux, bien évidemment, exigez de tester directement par vous-même la solution. La capacité de l’éditeur à vous mettre rapidement entre les mains un environnement de test est également un signe de la facilité, ou de la complexité, de mise en oeuvre de la solution. En cas de refus n’insistez pas avec ce prétendant.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de script de base. Assurez-vous que votre script aborde les domaines qui vous intéressent, ce qui peut inclure des fonctions de rapport :

• Créer une fiche de localisation (si le système utilise des fiches de localisation)
• Créez un enregistrement d’actif/équipement attribué à un emplacement dès la première étape
• Créer une fiche d’inventaire
• Créez un plan de travail de base avec deux tâches et attribuez l’enregistrement d’inventaire à partir de la troisième étape
• Créez un enregistrement préventif pour un bien/équipement à partir de l’étape deux et attribuez le plan de travail à partir de l’étape quatre
• Générez le bon de travail préventif et affichez la réservation du document d’inventaire
• Attribuez le bon de travail et suivez les étapes jusqu’à l’achèvement.

Etape 2 : parfaitement connaître vos besoins

La direction peut s’attendre à ce que vous utilisiez les capacités qui existent dans un système ERP en place. Dans ce cas, assurez-vous que les fonctionnalités répondent à vos besoins, en vous apportant de la valeur ajoutée et en vous permettant de prendre des bonnes décisions.

Évaluez la capacité de l’ERP existant dans ce secteur comme vous le feriez pour tout autre système. N’oubliez pas que ce n’est pas parce que vous pouvez mettre un tableau dans un document Word que vous pouvez vous passer d’Excel. Vous avez besoin d’un système qui doit produire des résultats. Une liste des besoins des utilisateurs vous aidera à garantir des résultats et sachez qu’à l’heure actuelle, aucun ERP sur le marché n’est en mesure de rivaliser avec les meilleures solutions de GMAO. Ils sont trop lourds, trop généralistes et de ce fait inadaptés, n’offrent que des solutions rudimentaires en termes de mobilité et last but not least toujours trop chers.

Ecrire le RFI : User Requirement Specification

Une spécification des besoins des utilisateurs (User Requirement Specification pour URS) décrit les besoins des différents services en termes de maintenance, quels workflows doivent être mis en place, quelles informations doivent être collectées, stockées, partagées.

Bien que cela puisse nécessiter quelques révisions en fonction du système que vous choisirez finalement, il est recommandé de disposer d’une URS avant la sélection finale du fournisseur. Les fournisseurs peuvent également utiliser l’URS pour aider à élaborer l’énoncé des travaux et fournir une estimation plus précise des coûts par l’analyse d’écart avec leur logiciel sur étagère

Conclusion

Une fois ces 2 étapes déterminantes franchies, la sélection de l’éditeur et la collecte et l’écriture de vos besoins, vous serez en mesure de démarrer votre projet avec l’accompagnement de votre éditeur. Ces étapes vous seront décrites lors d’un prochain article à paraître prochainement.

Merci de votre lecture et bon choix.