Les données sont tout ce qu’il y a de plus importantes pour une entreprise. Les entreprises se doivent donc d’utiliser les bons outils dématérialisés pour bien conserver leurs documents et tous les fichiers de leurs bases de données. L’un des outils dématérialisés qui jouent bien ce rôle aujourd’hui est la technologie de Gestion Electronique des Documents. Voulez-vous connaitre pourquoi il est indispensable de doter votre PME de ce logiciel ? Découvrez-le dans cet article.
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Qu’est-ce que la GED ?
Le constat peut se faire dans toute entreprise aujourd’hui. Les documents dématérialisés commencent par gagner du terrain au sein des administrations. Il est donc indispensable qu’ils soient bien ordonnés et bien organisés tout comme cela se faisait avec les documents à papiers. Et là, le logiciel GED vous sera d’une grande utilité pour accomplir cette tâche. En effet, la gestion électronique des documents est une technologie de numérisation. Elle permet de ranger les différents documents de l’entreprise dans une base de données. Selon le secteur d’activité de l’entreprise, le logiciel GED peut inclure :
- une facture au format numérique ;
- les informations légales de l’entreprise ;
- les contrats des employés, etc.
Pourquoi opter pour un logiciel GED ?
Les raisons pour opter pour un GED écologique sont nombreuses. D’abord, cette solution permet de limiter les risques de pertes de documents et de doublons dans vos dossiers. Il existe également d’autres raisons fondamentales qui peuvent vous amener à opter pour un logiciel GED au sein de votre entreprise.
La GED pour réaliser des économies dans une PME
Avec la GED, vous n’êtes plus tenu d’investir pour les impressions des différents documents de votre entreprise. De même, ce logiciel vous aide à réduire le volume de documents à conserver au sein de votre entreprise. En d’autres termes, vous n’avez plus besoin de payer des frais exorbitants de stockage d’archives pour conserver vos documents en raison du faible volume des documents à archiver.
La GED pour plus d’organisation
Avec le logiciel GED, vous avez la possibilité de classer vos documents comme bon vous semble. Il vous permet ainsi de mettre de l’ordre dans tous les fichiers numériques dont dispose votre firme.
La GED pour plus de flexibilité dans la gestion des documents
On peut reconnaitre à quel point il est difficile de retrouver un document dont on a subitement besoin, mais qui figure déjà dans les archives. Une telle recherche peut vous prendre du temps. La GED vous simplifie la tâche, car il est possible de filtrer la liste des documents qui y sont classés par catégories, par date et bien d’autres. L’avantage ici est que cela peut avoir un impact direct sur le niveau de productivité de vos employés, car il va les aider à gagner beaucoup de temps dans l’exécution de leurs tâches.
La GED pour contribuer à l’écologie
Opter pour la technologie GED, c’est contribuer à l’écologie de la planète ! En effet, cette solution entièrement numérique permet de réduire l’utilisation des papiers dans les entreprises. Le fait d’opter pour cette solution fait de vous ainsi une personnalité écoresponsable.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion documentaire ecoresponsable
Les principales fonctionnalités de la solution GED qui gère les flux de tous ces documents et informations, qu’ils soient papier ou électroniques, sont :
- Numérisation de documents papier
- Capture automatique des e-mails et du contenu
- Indexation
- Stockage et archivage de documents et d’enregistrements
- Gestion de la sécurité des données pour les documents numérisés
- Authentification des informations archivées
- Recherche et consultation rapides de contenu
Ainsi, la GED (ou Gestion Electronique des Documents) s’intéresse aux documents et aux données associées et peut optimiser leur gestion et leur utilisation par des moyens électroniques professionnels et performants. La GED est un processus qui comprend des moyens électroniques (généralement logiciels et/ou matériels) pour prendre en charge la gestion des documents. H Processus et actions de traitement et d’utilisation des documents. B. Collecte, acquisition, numérisation, vérification, distribution, classement, indexation, archivage, etc. L’automatisation fiabilise les documents, la gestion, l’accès et l’utilisation, permettant aux utilisateurs de consacrer plus de temps aux tâches à valeur ajoutée tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur. Avez-vous des questions ? Projet GED à mettre en place ? Des experts répondront gratuitement. Veuillez utiliser le formulaire ci-dessous pour poser toutes vos questions.
